Aby połączyć Comarch Betterfly z KSeF, przejdź do ustawień KSeF w programie, wybierz środowisko i metodę uwierzytelniania (token lub certyfikat MF), a następnie dodaj wymagane certyfikaty. Całość zajmuje kilkanaście minut, pod warunkiem że masz wcześniej przygotowany token lub certyfikat z Aplikacji Podatnika KSeF.
Integracja Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur pozwala automatycznie wysyłać faktury sprzedaży i pobierać faktury kosztowe (paliwo, media, leasing) bez ręcznego importowania plików. To wbudowana funkcja programu, ale jej konfiguracja potrafi sprawić kłopot – szczególnie przy wyborze środowiska, generowaniu tokena i obsłudze certyfikatów. Poniżej znajdziesz kompletną instrukcję, która uwzględnia też najczęstsze błędy i przypadki graniczne.
Zanim zaczniesz – co musisz przygotować?
Połączenie z KSeF wymaga kilku rzeczy po stronie systemu podatkowego, zanim w ogóle otworzysz ustawienia w Betterfly. Bez tych elementów konfiguracja i tak się nie powiedzie.
Sprawdź wcześniej, czy masz dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF (dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów) i czy konto operatora, który będzie wysyłał faktury, ma nadane uprawnienia do wystawiania faktur i przeglądania faktur. Brak tych uprawnień to jeden z najczęstszych powodów, dla których integracja nie działa mimo poprawnej konfiguracji technicznej.
Masz dwie metody uwierzytelniania do wyboru:
- Token – generowany w Aplikacji Podatnika KSeF; prostszy w obsłudze, wystarczy do większości zastosowań
- Certyfikat Ministerstwa Finansów – wymaga pliku
.crti odpowiadającego mu pliku.key; konieczny, gdy Twoja organizacja wymaga wyższego poziomu zabezpieczeń
Jeśli planujesz używać certyfikatu MF, pamiętaj że do jego załadowania w Betterfly potrzebujesz obu plików jednocześnie – .crt i .key. Wielu użytkowników napotyka blokadę właśnie dlatego, że dysponuje tylko jednym z nich. Obydwa generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF podczas tworzenia certyfikatu – pobierz je razem i przechowaj w tym samym miejscu.
Jak skonfigurować połączenie w Betterfly?
W programie przejdź do Ustawienia → KSeF → Lista KSeF. Tam możesz dodać nową konfigurację. Pierwsze co musisz wybrać, to środowisko. I tu pojawia się częsta pomyłka.
Środowisko Produkcyjne służy do pracy z KSeF w wersji 1.0 – wysyłasz tam prawdziwe faktury. Środowisko Demo odpowiada środowisku przedprodukcyjnemu KSeF 2.0 i służy wyłącznie do testów nowej wersji systemu. Nie wybieraj Demo do codziennej pracy – faktury wysłane tam nie trafiają do systemu podatkowego.
Po wyborze środowiska wskaż metodę uwierzytelniania. Jeśli używasz tokena, wklej jego wartość w odpowiednie pole. Jeśli wybierasz certyfikat MF, program poprosi Cię o wskazanie pliku .crt, a następnie .key – oba są wymagane.
Kolejnym krokiem jest ustawienie zakresu dat – od kiedy program ma pobierać faktury kosztowe z KSeF. Możesz ograniczyć zakres do bieżącego miesiąca albo ustawić datę wsteczną, jeśli chcesz pobrać starsze dokumenty. Warto to przemyśleć, bo przy dużej liczbie faktur pierwsze pobieranie może chwilę potrwać.
Zapisz ustawienia i przejdź do kolejnego kroku – dodania certyfikatów.
Certyfikat KSeF offline – do czego służy i kiedy go dodać?
Niezależnie od wybranej metody uwierzytelniania, Betterfly wymaga skonfigurowania także certyfikatu KSeF offline. To certyfikat awaryjny, który umożliwia wystawianie faktur w trybie offline, gdy KSeF jest niedostępny (np. podczas awarii systemu po stronie MF).
Zasada jest prosta:
- Jeśli uwierzytelniasz się tokenem – dodaj certyfikat KSeF offline jako jedyny wymagany certyfikat
- Jeśli uwierzytelniasz się certyfikatem MF – dodaj zarówno certyfikat uwierzytelniający (
.crt+.key), jak i certyfikat KSeF offline
Certyfikat offline pobierzesz z Aplikacji Podatnika KSeF – jest to osobny plik, różny od certyfikatu uwierzytelniającego. Jego brak nie blokuje połączenia w trybie online, ale uniemożliwia pracę podczas awarii KSeF, co może być problematyczne przy intensywnym wystawianiu faktur.
Jak wygenerować token w Aplikacji Podatnika KSeF?
Wejdź na stronę ksef.mf.gov.pl i zaloguj się profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie przejdź do sekcji zarządzania tokenami i wybierz opcję generowania nowego tokena.
Podczas tworzenia tokena musisz zaznaczyć uprawnienia. Żeby Betterfly mógł zarówno wysyłać faktury, jak i pobierać faktury kosztowe, token musi mieć przyznane co najmniej:
- uprawnienie do wystawiania faktur
- uprawnienie do przeglądania faktur
Token wyświetla się tylko raz po wygenerowaniu – skopiuj go natychmiast i wklej do schowka lub zapisz w bezpiecznym miejscu. Jeśli zamkniesz okno bez skopiowania, musisz wygenerować nowy token.
Token powiązany jest z konkretnym użytkownikiem i jego uprawnieniami w KSeF. Jeśli użytkownik straci uprawnienia lub token wygaśnie, integracja przestanie działać – program zgłosi błąd połączenia.
Co zrobić, gdy Betterfly nie łączy się z KSeF?
Jeśli po zapisaniu konfiguracji program zgłasza błąd połączenia, zacznij od weryfikacji kilku rzeczy, zanim zaczniesz zmieniać certyfikaty czy token.
Najczęstsze przyczyny braku połączenia i sposoby ich usunięcia:
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Błąd uwierzytelniania | Wygasły token lub brak uprawnień | Wygeneruj nowy token z właściwymi uprawnieniami |
| Nieprawidłowe środowisko | Wybrano Demo zamiast Produkcyjne | Zmień środowisko na Produkcyjne i zapisz |
| Brak pliku .key | Załadowano tylko .crt | Wróć do generowania certyfikatu i pobierz oba pliki |
| Program „zawiesił |