Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron jest możliwe zarówno przy umowie na czas określony, jak i nieokreślony – wystarczy pisemne porozumienie podpisane przez obie strony, które ustala datę zakończenia najmu i warunki zdania lokalu. Nie wymaga zachowania ustawowych terminów wypowiedzenia ani uzasadnienia decyzji.
Kiedy najemca chce wyprowadzić się wcześniej, a wynajmujący ma nowego lokatora na horyzoncie, oboje mogą zaoszczędzić czas i nerwów, wybierając właśnie tę drogę. Porozumienie stron to najszybszy i najbardziej elastyczny sposób zakończenia najmu – pod warunkiem, że zostanie sporządzone poprawnie i uwzględni kilka szczegółów, o których łatwo zapomnieć.
Czym różni się porozumienie od wypowiedzenia?
Wypowiedzenie umowy to jednostronne oświadczenie woli – składa je tylko jedna strona, a druga musi je przyjąć do wiadomości, nawet jeśli się nie zgadza. Wiąże się z tym konieczność zachowania terminów ustawowych lub umownych, które mogą wynosić od jednego do trzech miesięcy, a przy umowach na czas określony wypowiedzenie bywa w ogóle wyłączone.
Porozumienie stron działa inaczej. Obie strony wspólnie ustalają, kiedy i na jakich warunkach najem się kończy. Można tak zakończyć każdą umowę – niezależnie od tego, czy była zawarta na czas określony, czy nieokreślony, i bez względu na to, ile czasu pozostało do jej naturalnego wygaśnięcia. Podstawą jest zasada swobody kontraktowania: skoro strony mogły swobodnie zawrzeć umowę, mogą ją też zgodnie rozwiązać.
Co musi zawierać porozumienie?
Dokument nie musi być rozbudowany, ale powinien zawierać kilka elementów, których brak może rodzić problemy przy ewentualnym sporze. Zadbaj o to, żeby znalazły się w nim:
- Data i miejsce zawarcia porozumienia
- Pełne dane obu stron – imię, nazwisko lub nazwa firmy, numer PESEL lub NIP, adres zamieszkania lub siedziby
- Dokładne oznaczenie przedmiotu najmu – adres lokalu, numer mieszkania, ewentualnie numer księgi wieczystej
- Data zawarcia pierwotnej umowy najmu, którą porozumienie rozwiązuje
- Uzgodniona data rozwiązania umowy (moment zakończenia najmu)
- Warunki zdania lokalu – termin przekazania kluczy, stan techniczny, lista wyposażenia
- Ustalenia dotyczące rozliczeń finansowych – kaucja, zaległe opłaty, rachunki za media
- Podpisy obu stron
Porozumienie sporządź w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Warto potwierdzić odbiór dokumentu osobnym zdaniem lub dopiskiem na egzemplarzu, który zostaje u drugiej strony.
Czy porozumienie musi mieć formę pisemną?
Przepisy nie wymagają co do zasady zachowania formy pisemnej dla rozwiązania umowy najmu w trybie porozumienia – technicznie możliwe jest porozumienie ustne. W praktyce jednak pisemny dokument to jedyne rozsądne rozwiązanie. W razie sporu o to, kiedy zakończył się najem, kto odpowiada za uszkodzenia lub czy kaucja została rozliczona, ustna umowa nie daje żadnego zabezpieczenia.
Pisemna forma porozumienia nie jest wymogiem prawnym, ale jest wymogiem zdrowego rozsądku. Brak dokumentu może oznaczać, że każda ze stron będzie pamiętać inne ustalenia.
Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest wymagany do porozumienia zawieranego w zwykłej formie pisemnej – wystarczą własnoręczne podpisy. Poświadczenie notarialne również nie jest potrzebne w typowych przypadkach najmu mieszkalnego. Notariusz może być niezbędny tylko wtedy, gdy wymagała go pierwotna umowa (co zdarza się przy najmie okazjonalnym lub instytucjonalnym) lub gdy strony chcą nadać dokumentowi szczególną moc dowodową.
Jak rozliczyć najem przy podpisaniu porozumienia?
Rozliczenia finansowe to najczęstsze źródło konfliktów po zakończeniu najmu. Warto uregulować je wprost w treści porozumienia, a nie odkładać na moment zdania kluczy.
Czynsz należy się za każdy dzień trwania najmu – jeśli umowa kończy się w połowie miesiąca, najemca płaci proporcjonalną część. Warto zapisać to wprost, żeby uniknąć nieporozumień. To samo dotyczy mediów: jeśli są rozliczane ryczałtowo, porozumienie powinno wskazywać, jak postępuje się z ewentualną nadpłatą lub niedopłatą po odczycie końcowym.
Kaucja zwrotna powinna być zwrócona po zdaniu lokalu i rozliczeniu wszystkich należności. Podaj w porozumieniu termin jej zwrotu – standardowo to 30 dni od dnia zakończenia umowy, ale możecie ustalić krótszy lub dłuższy okres. Jeśli wynajmujący planuje potrącenia z kaucji (np. za naprawę uszkodzeń), powinno to być wyraźnie zaznaczone.
Najczęstszy problem po rozwiązaniu umowy to spór o kaucję. Protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją fotograficzną, podpisany przez obie strony w dniu przekazania lokalu, jest skutecznym zabezpieczeniem dla obu stron.
Protokół zdawczo-odbiorczy – dlaczego to ważne?
Porozumienie o rozwiązaniu umowy to jedno, a fizyczne zdanie lokalu to drugie. Protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który określa stan mieszkania w chwili przekazania kluczy. Bez niego trudno udowodnić, czy uszkodzenia powstały przed, czy po wyprowadzce najemcy.
Dobry protokół opisuje stan ścian, podłóg, okien, drzwi i wyposażenia, zawiera odczyty liczników (prąd, gaz, woda) oraz listę przekazanych kluczy i kart dostępu. Dołącz do niego zdjęcia zrobione w dniu zdania lokalu – z datą widoczną w metadanych lub na wydruku. Protokół powinien być podpisany przez obie strony.
Jeśli między stronami jest spór co do stanu technicznego lokalu, nie warto go ignorować i podpisywać dokumentów pod presją. Lepiej poprosić o kilka dni na ocenę sytuacji, a w razie potrzeby skonsultować się z prawnikiem lub rzeczoznawcą.
Jak się zabezpieczyć przed późniejszymi roszczeniami?
Podpisanie porozumienia i oddanie kluczy nie zawsze oznacza koniec wszelkich sporów. Najemca może zostać wezwany do zapłaty za zaległości, których nie był świadomy, a wynajmujący – oskarżony o bezprawne zatrzymanie kaucji. Kilka zasad ogranicza to ryzyko.
Po pierwsze, zadbaj o to, żeby porozumienie zawierało wzajemne oświadczenie stron o braku roszczeń finansowych na dzień podpisania – lub wyraźnie wymieniało wszystkie otwarte kwestie do rozliczenia. Po drugie, zachowaj potwierdzenia wszystkich płatności: przelewów za czynsz, opłat za media, zwrotu kaucji. Po trzecie, nie niszcz korespondencji z wynajmującym lub najemcą przez co najmniej rok po zakończeniu umowy – wiadomości e-mail i SMS mogą stanowić dowód ustaleń.
Jeśli przed podpisaniem porozumienia istnieją zaległości z tytułu czynszu lub opłat, najlepiej uregulować je przed lub jednocześnie z podpisaniem dokumentu. Rozwiązanie umowy nie kasuje długów – ewentualne zaległości można dochodzić niezależnie od tego, czy najem formalnie trwa, czy nie.
Co zrobić, gdy jedna strona nie chce podpisać porozumienia?
Porozumienie wymaga zgody obu stron – nie można go narzucić. Jeśli wynajmujący nie chce zgodzić się na wcześniejsze zakończenie umowy na czas określony, najemca musi szukać innych podstaw: na przykład sprawdzić, czy umowa zawiera klauzulę wcześniejszego wypowiedzenia, albo powołać się na wady lokalu uniemożliwiające normalne korzystanie z mieszkania.
Jeśli to najemca odmawia podpisania porozumienia mimo ustnych ustaleń, wynajmujący może złożyć wypowiedzenie w trybie ustawowym – o ile umowa lub przepisy na to pozwalają. W przypadku umów na czas określony bez klauzuli wypowiedzenia sytuacja jest trudniejsza i wymaga analizy prawnej konkretnego przypadku.